Как часто и каким образом нужно наводить порядок в документах?

Опыт работы большинства архивистов показывает, что большинство компаний наводят порядок в бумагах дважды:

• при создании архива;
• при необходимости передачи документов в государственные архивные фонды, более подробно об этом вы можете прочитать по ссылке;

Эта ситуация, конечно, далека от идеальной. Понятно, что никто не будет бегать в архив каждый день, чтобы добавить туда один документ. Но для того, чтобы хаос не охватывал ваши бумаги, нужно хотя бы время от времени приводит их в порядок. Периодичность работ
Оптимальный вариант — разбирать накопившееся ежеквартально. Но если документов не слишком много, то можно проводить «генеральную уборку» раз в год, сразу после новогодних праздников, это позволит полноценно закрыть прошлый год. Что нужно сделать?
Первым делом необходимо избавиться от всего ненужного — черновиков, испорченных файлов, просроченных документов и т.д. Важно понимать, что просто выбросить все, что кажется вам ненужным, нельзя. Важно провести экспертизу ценности документов, а затем избавиться от них законным и цивилизованным способом — шредирование и дальнейшая переработка в новые бумажные изделия.
Затем — оформить все документы постоянно и длительного хранения за предыдущий период (в нашем случае — за год). Речь идет о всех организационно-распределительных документах, различной отчетности (бухгалтерской, налоговой, во внебюджетные фонды). Рекомендуется в этот же момент обрабатывать все бумаги по личному составу организации (зарплатные ведомости, личные карточки и т.д.). И, наконец, отправить все в архив. Задачи для подчиненных
Обилие лишней бумаги в офисе ухудшает ситуацию с пожарной безопасностью в компании, поэтому раз в год (а лучше чаще) рекомендуется выделять день уборки, в котором принимают участие все сотрудники.
Каждый разбирает свой стол, тумбочки и шкафы, избавляясь от всего лишнего. Собранные черновики, записки и прочий бумажный мусор лучше не выкидывать, а сдать в макулатуру. Если объем достаточно большой, можно сделать это даже за деньги. На этом сильно не разбогатеешь, на пару пицц для коллектива заказать можно.
Важно только донести до подчиненных, что в переработку не должны попасть никакие документы. Желательно назначить ответственного, который будет просматривать все перед отправление в контейнер для вторсырья.
Такие дни не только освобождают место в офисе и делают воздух чище и свежее, но и способствуют хорошим отношениям в коллективе.